Gizlilik Politikası

1. Giriş ve Rollerimiz

YouReply Teknoloji Ticaret Eğitim Danışmanlık Araştırma Organizasyon A.Ş. ("YouReply", "Şirket", "biz") olarak bu Gizlilik Politikası, YouReply İçgörü platformunu ("Platform") kullanırken kişisel verilerin nasıl toplandığını, kullanıldığını, kimlerle paylaşıldığını ve ne kadar süreyle saklandığını açıklar. Politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili mevzuat çerçevesinde hazırlanmıştır.

Rol, verinin türüne göre değişir. Hesap bilgileriniz, faturalama kayıtlarınız ve Platform kullanımınıza ilişkin veriler bakımından veri sorumlusu biziz. Analiz etmek üzere Platform'a yüklediğiniz ya da bağlayıcılarla çektiğiniz müşteri içeriği bakımından ise kural olarak veri sorumlusu sizsiniz, biz veri işleyen sıfatıyla hareket ederiz. Bu dağılım aranızdaki sözleşmeye ve fiili veri akışına göre belirlenir; her durumda veri işleyen olduğumuz ileri sürülmemektedir. Veri işleyen olduğumuz hâllerde yükümlülüklerimiz 5. maddede sayılmıştır.

KVKK'nın 10. maddesi uyarınca yapılan ayrıntılı aydınlatma ayrı bir belgededir: KVKK Aydınlatma Metni.

2. İşlenen Veriler

2.1 Hesap Bilgileri

• Ad ve soyad
• E-posta adresi
• Telefon numarası
• Şirket veya kuruluş adı
• Fatura bilgileri

2.2 Kullanım Verileri

• IP adresi ve tarayıcı bilgileri
• Erişim tarihi ve saati
• Platform üzerindeki işlem geçmişi
• Cihaz ve işletim sistemi bilgileri
• Aylık satır hakkının hesaplanması için analiz edilen satır sayısı ve analizin zamanı

2.3 Analiz Edilen İçerik

Bağlayıcılarla çekilen içerikler (uygulama mağazası yorumları, destek e-postaları, bağladığınız adresten gelen kayıtlar) hesabınıza bağlı olarak veritabanımızda saklanır. Yüklediğiniz CSV ve XLSX dosyaları ise tarayıcınızda ayrıştırılır; dosyanın kendisi sunucularımıza ulaşmaz, yalnız ayrıştırma sonucunda oluşan satırlar kaydedilir. Bu içerik yorum yazarının adı, e-posta adresi gibi kişisel veriler taşıyabilir; sorumluluk 1. maddede açıklandığı üzere size aittir.

2.4 Bağlayıcı Kimlik Bilgileri

Bir veri kaynağını bağlarken parola, uygulama anahtarı veya yetkilendirme başlığı (IMAP parolası, App Store Connect anahtarı, X taşıyıcı jetonu gibi) girmeniz gerekebilir. Bu bilgileri saklamayı seçerseniz AES-256-GCM ile şifrelenerek tutulur ve arayüze geri gösterilmez. Saklamamayı seçerseniz kimlik bilgisi yalnızca o çekim işlemi boyunca bellekte kalır.

2.5 İletişim Formu

Tanıtım sitesindeki iletişim formunu doldurduğunuzda verdiğiniz ad, e-posta adresi, isteğe bağlı telefon numarası, konu ve ileti içeriği yalnızca kurumsal e-posta kutularımıza iletilir; herhangi bir veritabanına yazılmaz.

3. İşleme Amaçları

• Hesap oluşturma ve kimlik doğrulama
• Analiz hizmetinin sunulması ve rapor üretimi
• Plan haklarının (veri kaynağı, satır, kullanıcı) hesaplanması
• Müşteri destek hizmetlerinin sağlanması
• Faturalama ve ödeme işlemleri
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Platform güvenliğinin sağlanması ve hataların giderilmesi
• Pazarlama ve iletişim (onay vermeniz hâlinde)

4. Dil Modeliyle Analiz

Platform'un temel işlevi metin analizidir ve bu analiz büyük bir dil modeliyle yapılır. Toplam 13 analiz yöntemi bu şekilde çalışır. Bir analiz başlattığınızda, analiz edilecek satırların metni üçüncü taraf dil modeli sağlayıcısına aktarılır. Sağlayıcı OpenAI'dır; standart API uçları kullanılır ve sunucular Türkiye dışındadır. Bu işlem KVKK kapsamında yurt dışına veri aktarımıdır ve 7. maddede ayrıca açıklanmıştır.

Bu akış hakkında bilmeniz gerekenler:

• Metinler yalnızca sizin başlattığınız analiz için gönderilir; kendiliğinden bir işleme yapılmaz.
• Eğitim: sağlayıcının API kullanım şartlarına göre, API üzerinden gönderilen veriler sağlayıcının modellerinin eğitiminde kullanılmaz. Bu, sağlayıcının kendi şartlarındaki taahhüdüdür; şartların güncel hâli sağlayıcıdan doğrulanmalıdır.
• Sağlayıcı tarafındaki saklama: sağlayıcının kötüye kullanım denetimi amacıyla kendi politikası uyarınca uyguladığı bir saklama penceresi bulunabilir. Tarafımızca sıfır veri saklama (zero data retention) yapılandırması talep edilmemiştir; bunun aksini söyleyen bir taahhüt vermiyoruz.
• Bizim tarafımızda: modele gönderilen istem ve modelden dönen ham yanıt saklanmaz; saklanan şey, yanıttan ayrıştırılan analiz sonucudur (sınıflandırma, konu, alıntı, özet).
• Analiz sonuçları yalnızca sizin hesabınıza yazılır ve başka bir müşterinin analizinde görünmez.
• Aktarılan içeriği siz belirlersiniz. Kişisel verileri analize sokmadan önce çıkarmak, maskelemek ya da takma adlaştırmak sizin sorumluluğunuzdadır. Platform otomatik maskeleme veya anonimleştirme sunmaz.
• Metinler sağlık, inanç, siyasi görüş, sendika üyeliği gibi özel nitelikli kişisel veri içerebilir. Bu tür verileri yükleme öncesinde çıkarmanız veya maskelemeniz gerekir; Platform bunu sizin yerinize yapmaz.

Metin analizi bu ürünün temel işlevi olduğundan, bu aktarım olmadan Platform'un analiz özellikleri çalışmaz. Aktarımı istemiyorsanız analiz özelliklerini kullanmamalısınız.

5. Veri İşleyen Olarak Yükümlülüklerimiz

Analiz için yüklediğiniz müşteri içeriğinde veri işleyen sıfatıyla hareket ettiğimiz hâllerde:

• Veriyi yalnızca sizin belgelenmiş talimatlarınız doğrultusunda ve hizmetin sunulması amacıyla işleriz; kendi amaçlarımız için kullanmayız.
• Veriye erişimi olan personelimize gizlilik yükümlülüğü getiririz ve erişimi görevin gerektirdiği kişilerle sınırlarız.
• Alt veri işleyenlere yalnızca 6. maddedeki listede yer aldıkları ölçüde başvururuz; listeye ekleme yapılırsa bu politika güncellenir.
• İlgili kişilerden size ulaşan başvuruların karşılanmasında, elimizdeki teknik imkânlar ölçüsünde size yardımcı oluruz.
• Talimatınız üzerine veriyi sileriz. Silmenin bugünkü teknik sınırı 9. maddede açıkça yazılıdır ve bu sınır saklıdır.
• Yazılı bir veri işleme sözleşmesi imzalamak isterseniz kvkk@youreply.com.tr adresine yazabilirsiniz.

6. Alt Veri İşleyenler

Kişisel verileriniz satılmaz ve pazarlama amacıyla üçüncü taraflarla paylaşılmaz. Hizmetin sunulabilmesi için aşağıdaki sağlayıcılar, adımıza ve talimatlarımız doğrultusunda alt veri işleyen sıfatıyla kişisel veri işler:

Bunların dışında kişisel veriler yalnızca yasal talepler ve mahkeme kararları üzerine ya da açık rızanızın bulunduğu hâllerde paylaşılır.

7. Yurt Dışına Aktarım

Yurt dışına aktarım, veri kategorisine göre ayrı değerlendirilir:

• Analiz edilen metinler: 4. maddede açıklandığı üzere OpenAI'ın Türkiye dışındaki sunucularına aktarılır.
• İletişim formu ve işlem e-postaları: e-posta altyapısı sağlayıcımız Amazon Web Services'in Avrupa Birliği'ndeki (Frankfurt, eu-central-1) sunucuları üzerinden iletilir. Bu da bir yurt dışı aktarımıdır.
• İletişim sayfasındaki harita: harita Google tarafından sunulan gömülü bir çerçeveyle yüklenir; çerçeve yüklendiğinde ziyaretçinin IP adresi ve tarayıcı bilgisi Google'a ulaşır.
• Ödeme: kart bilgileri doğrudan ödeme kuruluşu iyzico'nun Türkiye'deki altyapısında işlenir ve iyzico'nun kendi aydınlatma metnine tabidir.
• Analitik: bu sitede analitik ölçüm kullanılmadığı için analitik amaçlı aktarım yapılmaz.

Aktarım dayanağı hakkında: yukarıdaki aktarımlar bugün fiilen gerçekleşmektedir. KVKK'nın 9. maddesi kapsamında uygulanacak aktarım mekanizmasının (standart sözleşme, taahhütname ya da açık rıza) kurulması çalışması sürmektedir; bu belge, hâlihazırda tamamlanmış bir mekanizma bulunduğunu beyan etmez. Kurumsal alıcılar bu konudaki güncel durumu kvkk@youreply.com.tr adresinden öğrenebilir.

8. Verilerin Korunması

• Tüm bağlantılar TLS ile şifrelenir (Let's Encrypt sertifikaları).
• Bağlayıcı kimlik bilgileri AES-256-GCM ile şifrelenir ve arayüze geri gösterilmez.
• Erişim kontrolü ve hesap bazlı yetkilendirme uygulanır.
• Veritabanı yedekleri günde birkaç kez ayrı bir makineye alınır ve 90 gün saklanır.
• Güvenlik açığı bildirimi için /.well-known/security.txt yayımlanmıştır.

Şifrelemenin kapsamı: analiz edilen satırlar ve analiz sonuçları veritabanında olağan sütunlar hâlinde tutulur ve ayrıca şifrelenmez. Alan bazlı şifreleme yalnızca 2.4. maddedeki bağlayıcı kimlik bilgilerine uygulanır.

Barındırma: Platform kendi sunucularımızda, nginx arkasında Docker kapsayıcılarında çalışır. Sunucular Türkiye'de kurulu bir şirketten kiralanmıştır ve kullanılan IP alanı Türkiye'ye (İstanbul) kayıtlıdır. Kurumsal satın alma süreçleri için sağlayıcı bilgisi talep üzerine paylaşılır.

9. Saklama ve Silme

Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve yasal saklama yükümlülükleri çerçevesinde muhafaza edilir. Kalem bazında süreler KVKK Aydınlatma Metni'nin 9. maddesindedir.

Silmenin bugünkü kapsamı. Bir veri kaynağını sildiğinizde kaynak ve ona ait satırlar veritabanından kalıcı olarak silinir. Ancak daha önce çalıştırdığınız analizlerin sonuçları, analiz anındaki metnin ve alıntıların bir kopyasını kendi kayıtlarında tutar ve kaynağın silinmesi bu kopyaları kaldırmaz. Bu kopyaların da silinmesi için ilgili analizi silmeniz gerekir; analizi sildiğinizde kopyalar da silinir. Kaynak silindiğinde ondan türeyen analiz sonuçlarının da silinmesi planlanan bir ürün değişikliğidir; bugün bu şekilde çalışmamaktadır.

Hesabınızı kapatmanız hâlinde kişisel verileriniz yasal saklama süreleri saklı kalmak kaydıyla silinir veya anonimleştirilir. Veritabanı yedeklerindeki kopyalar en geç 90 günlük yedek rotasyonu tamamlandığında ortadan kalkar; bu süre boyunca yedekler yalnız geri yükleme amacıyla erişilebilir durumdadır.

10. Çerezler

Tanıtım sitesinde kullanılan çerezler ve yerel depolama kayıtları için Çerez Politikası sayfasını inceleyiniz.

11. Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesindeki haklarınız ve bunları kullanmak için izlenecek başvuru usulü KVKK Aydınlatma Metni'nin 10. ve 11. maddelerinde ayrıntılı olarak yazılmıştır.

12. Değişiklikler

Bu politikayı zaman zaman güncelleyebiliriz. Değişiklikler bu sayfada yayımlanır ve sayfanın başındaki belge sürümü güncellenir; önemli değişikliklerde e-posta ile bilgilendirilirsiniz.

13. İletişim

Gizlilik politikamız ile ilgili sorularınız için kvkk@youreply.com.tr adresinden bize ulaşabilirsiniz.

Veri Sorumlusu: YouReply Teknoloji Ticaret Eğitim Danışmanlık Araştırma Organizasyon A.Ş.

Adres: Hacettepe Üniversitesi Teknoloji Geliştirme Bölgesi, Beytepe Kampüsü, 6. Ar-Ge Binası C Blok, Çankaya / Ankara